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Informática: as decisões do gestor - in "Semanário Económico" nº 483, 11 de Abril de 1996

Em informática é indispensável combinar algumas peças de pronto a vestir com outras feitas à medida. O que devemos ter sempre presente, é que se as peças de pronto a vestir não forem adquiridas a pensar na sua integração futura, dificilmente poderemos depois junta-las às restantes.

O gestor actual deve estar adequadamente prevenido para sobreviver num universo de concorrência agressiva. A sua capacidade e habilidade para decidir e guiar a empresa poderá medir-se ao longo dos anos pela forma como a posiciona relativamente às suas concorrentes. Que condições serão necessárias para obter essa vantagem?

Uma das condições que hoje se consideram extremamente importantes para o êxito da gestão é a disponibilidade de informação sobre o negócio em todos os seus domínios, sobre a própria empresa, as empresas concorrentes, os clientes da empresa, os clientes das outras empresas e aqueles que ainda não são clientes de nenhuma empresa. Nada pode ficar de fora quando se fala de informação para a gestão.

O sistema de informação, definido habitualmente pelos teóricos, como todos os meios utilizados no processamento de informação e pela própria informação é na prática aos olhos do gestor mediano, constituído pela contabilidade, pelo software de gestão de stocks, pelo software de vencimentos e por outros programas do mesmo tipo. Trata-se de uma forma limitada e espartilhada de olhar o sistema de informação que não entende nem aproveita convenientemente a riqueza da integração da informação disponível.

O gestor hábil sabe que as informações que solicita aos seus departamentos podem ser contraditórias e mesmo inconsistentes em certos casos, por isso tem de procurar constantemente um nível de integração razoável se pretende decidir com base em toda a variedade de informação relevante.



AS TECNOLOGIAS ACTUAIS AJUDAM À CRIAÇÃO DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÃO INTEGRADO ONDE A INFORMAÇÃO POSSA CIRCULAR LIVREMENTE E O GESTOR POSSA GERIR DE FACTO.

Num sistema de informação optimizado as pessoas não constituem obstáculo à circulação da informação, ajudam a criar condições de fluidez nos circuitos através de todos os meios de comunicação disponíveis. Por outro lado, cada aplicação informática está disponível para todos os que dela necessitem. Liga-se às restantes de forma a que o registo de um tipo de dados se faça apenas num local, embora com as necessárias validações e verificações de autenticidade. A ideia de que o Serviço de Aprovisionamento deve possuir um ficheiro de fornecedores diferente daquele que existe no departamento de produção está hoje posta de parte. O ficheiro dever ser actualizado uma vez e utilizado por todos aqueles que necessitem dos seus dados em todos os departamentos da empresa.

Os meios informáticos, também podem dificultar a circulação da informação embora pareça que só existem para melhorar. Muito frequentemente, os vários departamentos dispõem cada um de software próprio diferente do restante. Cada responsável, com o seu modo particular de gerir, fez a sua escolha independentemente dos restantes. As maiores dificuldades decorrentes desta situação, manifestam-se quando é necessário consolidar a informação vinda dos vários departamentos. Como cada um imagina a necessidade de informação à sua maneira, os conceitos são diferentes, o conteúdo também, a forma de apresentação também e por aí fora.

O que existe de facto numa situação deste género é uma enorme barreira à integração da informação que se traduz inquestionavelmente numa enorme incapacidade de gerir globalmente a organização. Por exemplo, as decisões estratégicas, extremamente importantes numa empresa, podem chegar dificilmente aos quadros inferiores, porque existem muitos níveis hierárquicos ou porque são de facto estanques e não estão preparados para deixar passar a mensagem para todos os locais onde deveria chegar. Numa situação deste género, mesmo que o gestor seja um génio, nunca conseguirá colocar a empresa em posição de vantagem relativamente às restantes do sector, porque as suas decisões ficarão dentro do gabinete.



AS ESCOLHAS EM TECNOLÓGICAS DE INFORMAÇÃO DEVEM SER PENSADAS CUIDADOSAMENTE

É verdade que os departamentos de uma organização deverão ter autonomia suficiente para levar a cabo as funções que lhes cabem, mas é preciso ter em conta que quando a autonomia impede a articulação com os restantes departamentos o resultado global não aproveita os resultados parciais.

O gestor eficiente sabe que a informação é determinante. Mas existem dificuldades já largamente identificadas às suas preocupações concretas quando pretende criar e por em funcionamento um determinado perfil de sistema de informação. Em primeiro lugar devemos ter em conta que a integração, disponibilidade e economia do seu sistema são condições indispensáveis para o sucesso.

Hoje, apesar da grande proliferação de equipamento, software e pessoas com conhecimentos sobre eles já não é raro encontrar gestores capazes de atribuir o justo valor a uma determinada solução de modernização dos sistemas. Não é propriamente a falta de capacidade de discernimento mas antes o facto de o mercado informático evoluir rapidamente e ser tão traiçoeiro nas tecnologias e preços que propõe. A pressa de comprar a última versão deste ou daquele software actua como uma espécie de catalizador do mercado. Para um comprador comum, deixa de estar em causa a utilidade funcional dos equipamentos e software e passa a valer a moda, a actualidade temporal dos produtos como critério de selecção.

Não se trata apenas da variedade de meios disponíveis, é sobretudo a sua evolução constante que traz problemas. Em 1996 podemos definir como estratégia adoptar um determinado sistema operativo de rede, por exemplo UNIX, WINDOWS NT ou NOVELL, e alguns anos mais tarde verificar que fizemos uma escolha errada, porque o mercado evoluiu numa direcção diferente daquela em que apostámos. Como a oferta e a variedade de componentes é maior para as soluções mais standardizadas os preços são mais baixos.

Falar de sistemas operativos que são a base de qualquer escolha é o mesmo que falar dos softwares que vamos colocar sobre eles. Com efeito, ao seleccionar um conjunto de software típico das empresas, designadamente de contabilidade, de stocks, de vencimentos ou mesmo software de bases de dados (ORACLE, ACCESS, etc) outro de cálculo e simulação estamos a optar por um caminho cujo regresso pode ter custos incomportáveis para a empresa.

Estamos a criar um conjunto que pode vir a revelar-se pouco integrado, pouco disponível e muito caro. Por outro lado, pode mesmo verificar-se a situação triste de as solicitações concretas do gestor no dia a dia raramente serem satisfeitas, mesmo as menos difíceis. Por exemplo, uma lista dos 20 clientes com maiores vendas no ano em curso, pode ser um quebra cabeças para o pessoal de informática se os meios não tiverem sido pensados em termos de disponibilidade de informação e o pessoal não estiver convenientemente preparado.

Mas ainda há mesmo situações piores. Por exemplo, quando a mesma lista contém dados diferentes se for impressa em dois momentos distintos sem ter havido lançamentos contabilísticos que o justifiquem. Isso é um sinal indiscutível do perigo associado às escolhas de equipamento, software e pessoal. Refiro-me insistentemente à escolha de pessoal porque, para quem não conhece a matéria, qualquer iniciado pode parecer um informático qualificado.



APOIE A SUA ESCOLHA EM CRITÉRIOS DITADOS PELA DISPONIBILIDADE DE INFORMAÇÃO COMBINADOS COM OS RESPECTIVOS CUSTOS

A nossa proposta é que toda a escolha de meios relativos ao sistema de informação da empresa deve ser criteriosa e assentar em dois momentos distintos: primeiro devem ser identificadas as necessidades de informação e só depois se deve pensar no sistema informático. Repare-se que o conceito de APLICAÇÃO INFORMÁTICA, significa aplicar a informática ao sistema de informação, que é suposto existir antecipadamente. Não se esqueça que a informação já existia antes das máquinas!

É muito vulgar criar-se a expectativa de que determinado sistema informático é excelente e que se for adquirido resolverá todos os problemas de informação na empresa. Esta ideia é redondamente falsa, antes de qualquer sistema informático deverá estar definido o sistema de informação. De outro modo limitamo-nos a usar fatos dos outros, que provavelmente terão as pernas mais longas os braços mais curtos as cores erradas, etc. É neste ponto que entra a capacidade de discernimento do gestor para escolher uma solução informática que assente como uma luva no sistema de informação da sua empresa.

Depois da identificação das necessidades, a partir da informação, é preciso avaliar os custos. É indispensável identificar a diferença de custos entre um fato feito à medida e outro comprado em pronto a vestir, o primeiro é sempre mais caro. O que há a fazer é separar o que pode ser processado com software standard e o que vai além disso nas nossas necessidades.

Os programas de stocks, contabilidade e pessoal, por exemplo, podem ser adquiridos já feitos porque ficam mais baratos. Mas podemos optimizar a escolha comprando um conjunto integrado que permita trabalhar alguns dados para outros fins. Um programa de contabilidade pode ser construído a pensar na possível reutilização dos seus dados para obter a tal lista dos 20 clientes.

Em informática é indispensável combinar algumas peças de pronto a vestir com outras feitas à medida. O que devemos ter sempre presente, é que se as peças de pronto a vestir não forem adquiridas a pensar na sua integração futura dificilmente poderemos depois junta-las às restantes.

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