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O escritório electrónico - in "Semanário Económico" nº 501, 16 de Agosto de 1996

Recentemente temos assistido à difusão de um grande conjunto de aplicações informáticas cujo objectivo se insere de uma forma ou de outra no aperfeiçoamento da comunicação nas organizações - chamamos-lhe escritório electrónico para simplificar. A utilização de novos meios tecnológicos de comunicação dentro das organizações tem efeitos extremamente positivos na eficiência. As vantagens podem ser observadas em vários domínios, designadamente na rapidez de recolha, armazenamento, circulação e difusão da informação.

Até à pouco tempo os gestores apostavam sobretudo num conjunto de aplicações informáticas específicas, mais ou menos isoladas no sistema de informação global da organização, como a contabilidade, os stocks, a facturação, os vencimentos, etc.

Admitia-se que a informatização destes sectores isoladamente, era suficiente para cobrir todas as necessidades de processamento automático de informação na organização. Isto é, os computadores eram vistos e usados como componentes isolados, perfeitamente identificados, bem fechados, arrumados e tratados por um ou outro funcionário geralmente muito estereotipado com tendência para preferir missões organizacionais detestadas pelos outros.

A recente evolução dos meios informáticos, o seu preço cada vez mais baixo, a chegada de recursos humanos melhor preparados e mais jovens às empresas, juntamente com a experiência entretanto adquirida facilitaram a descoberta de uma infinidade de possíveis aplicações para os computadores e para o respectivo software.



OS PROCESSADORES DE TEXTO, FOLHAS DE CÁLCULO E BASES DE DADOS

Se prestarmos atenção podemos observar facilmente o aparecimento, divulgação e generalização de um pequeno conjunto de utilitários que cobre a maior parte das necessidades comuns de processamento de informação nas empresas. Refiro-me, por ordem de generalização nas organizações, aos processadores de texto, folhas de cálculo e bases de dados.

Qualquer empresa elabora inúmeras cartas e documentos idênticos. A flexibilidade de alteração e de repetição sempre sugeriram a utilização de um bom processador de texto. As tarefas relacionadas com cálculos para planear e orçamentar os projectos, também absorviam uma parte considerável do tempo do pessoal do escritório. Para este caso uma boa folha de cálculo tornou-se indispensável porque permite acelerar e omitir algumas tarefas de preparação. O último utilitário a ser descoberto, divulgado e generalizado, foi a base de dados. A sua utilização pressupõe um grau mais elevado de planificação da informação antes da gravação.

Uma vez divulgados os três tipos de utilitários - processador de texto, folha de cálculo e sistema de base de dados - deu-se um novo passo ao relaciona-los de forma a poder trocar dados facilmente e manter a ligação activa entre eles. Esta possibilidade de integração garantiu também uma resposta mais eficaz às necessidades comuns das organizações. Por exemplo, a base de dados pode manter uma lista de fornecedores ou clientes actualizada e pronta a ser usada em diversos, fins como a elaboração automática de uma carta para todos, com grande economia de tempo.



É PRECISO COMUNICAR PARA EXISTIR

O conjunto das tarefas de escritório vem sendo sucessivamente coberto pelas novas capacidades dos meios informáticos. Depois da adopção daqueles utilitários juntamente com as aplicações específicas anteriores, faltava apenas responder à necessária interacção entre as pessoas. Sempre que uma organização dispõe de uma dúzia de pessoas ou mais, a comunicação entre elas torna-se uma condicionante crítica da sua eficiência. Uma empresa sem circulação de informação é um ser inactivo, não produz, não contacta os clientes ou os fornecedores, não vende, não compra, NÃO EXISTE!

O funcionário, para comunicar, não pode estar constantemente em circulação porque não deve abandonar o seu posto de trabalho para não impedir que os outros o contactem. No limite, se todos os funcionários decidissem comunicar pessoalmente, a empresa funcionaria permanentemente nos corredores ou em plenário. Embora a ideia possa parecer interessante do ponto de vista do custo das instalações - bastava uma única sala do tipo barracão com cadeiras e mesas - a confusão e ruído seriam tais que não permitiam produzir com eficiência.

Para comunicar é indispensável usar intensivamente um conjunto de instrumentos como o telefone, o fax, o correio, o mensageiro, etc. Mas, todos têm os seus problemas.

O telefone já não é o que era, está quase sempre ocupado ou o seu destinatário não o pode atender. O papel amarelo autocolante, muito usado para recadinhos, costuma desaparecer porque os papéis da secretária foram virados e revirados, ou porque o pessoal das limpezas os aspirou. Os recados falados são esquecidos frequentemente no meio da azáfama do dia.

Por outro lado, um documento elaborado com toda a atenção no processador de texto, tem de ser visto por aquele chefe picuinhas antes de passar a definitivo. Para isso é preciso imprimir ou copiar, enviar, corrigir, receber, alterar, imprimir, enviar, alterar, até que depois de um vai-e-vem sucessivo, porque o chefe é exigente com as vírgulas, o documento pode ser considerado concluído.

Finalmente, quando as férias ainda estão longe, o cansaço aperta e o stress já deu sinais, a comunicação organizacional deixa de funcionar apesar de toda a boa vontade do pessoal envolvido.

O aparecimento dos escritórios electrónicos pretende ser mais do que uma resposta às necessidades simples de comunicação organizacional. Para apoiar efectivamente a comunicação tem de possuir um determinado número de possibilidades que lhe permitam integrar e controlar o conjunto dos instrumentos de comunicação tradicionais, como o fax por exemplo, e lidar com o produto dos softwares existentes, designadamente os documentos do processador de texto, folhas de cálculo e bases de dados.

O escritório electrónico, deve ser veloz, permitir enviar tão facilmente uma simples mensagem como o texto que o chefe vai corrigir e devolver. Além disso, deve ainda manter o texto disponível e acessível para os intervenientes, no caso de estes não estarem desocupados no momento do recebimento da mensagem. Mais ainda, o subordinado ou o chefe devem saber se o texto já foi lido e quando foi.

Esta possibilidade de colocar a informação à disposição do seu destinatário mantendo a ligação com o emissor sem prejudicar ou interromper o seu trabalho é extremamente valiosa. A ocupação do telefone já não é problema porque a mensagem será lida oportunamente e o papel amarelo não desaparece porque as mensagens não são aspiradas no escritório electrónico.

Finalmente o escritório electrónico deve assegurar de forma simples e segura a memorização da informação recolhida, processada e divulgada em todo o processo de comunicação.

No momento em que se obtém o envolvimento de todos os funcionários neste processo de utilização do escritório electrónico, a importância da informática adquire um grau de maturidade muito superior àquele que possuía no universo fechado de aplicações específicas nas mãos daquele funcionário típico de que falámos.



CUIDADO COM A INFRA-ESTRUTURA DE COMUNICAÇÕES E COM A INTEGRAÇÃO DO SOFTWARE!

É conveniente alicerçar a infra-estrutura informática numa boa rede de comunicações que ligue todos os locais de trabalho do edifício com várias tomadas por sala. Uma cablagem de qualidade que permita a circulação de dados em quantidade, segurança e velocidade é o ponto de partida, porque o melhor software pode revelar-se um grande desperdício se a infra-estrutura da rede não o deixar utilizar plenamente.

A escolha de outro equipamento e software para ligar à rede é também um factor decisivo para o êxito do escritório electrónico. É sempre preferível verificar se um novo componente responde aos critérios de compatibilidade e integração com os restantes. Uma das situações mais comuns perante a opção de actualização dos meios informáticos é depararmo-nos com a necessidade de substituir tudo o que já temos porque uma versão de software já não funciona nos computadores anteriores ou porque um novo sistema já não é integrável.

Uma selecção de software e equipamento racional deve ter em conta que os benefícios de uma nova versão de software nem sempre compensam os custos da substituição de outros que serão dispensados. O ideal é seleccionar novos meios verificando o princípio de que estes deverão ser capazes de usar os anteriores e melhorar a sua eficiência. Contudo para que isto seja possível é indispensável que as opções anteriores tenham sido as mais flexíveis e compatíveis face às inovações futuras previstas.

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