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A gestão de informação e a comunicação nas organizações – in revista Dirigir do IEFP, Set.Out.99, nº 63

As tecnologias de informação e comunicação evoluíram tanto nos últimos anos que nos parece estranho alguém ter sobrevivido sem telemóvel, internet, televisão e rádio. Parece que a pré-história durou até ao século passado.

Se admitirmos que a informação é um recurso essencial ao funcionamento das organizações e que as melhores decisões são tomadas com informação de qualidade por pessoas conhecedoras dos problemas a resolver, estaremos a reforçar outra ideia: se era impossível ter informação oportuna e de qualidade, parece então que as organizações tomavam decisões por palpite ou insuficientemente fundamentadas.

Mas, as aparências iludem. A verdade é que existiram organizações tal como agora, algumas com grandes dimensões e com muita qualidade nas suas decisões.

O que faz sobreviver e sobressair as organizações em determinado ambiente são as suas vantagens competitivas originadas em estratégias consistentes e ambiciosas, em processos de funcionamento optimizados, no relacionamento estreito com o ambiente transaccional externo especialmente com os clientes, na capacidade de inovação e adaptação. São estes factores, todos dependentes da informação e do conhecimento, que distinguem uma organização das restantes do seu tempo e a tornam única.

O que é extremamente perigoso para as organizações, porque põe em causa a sua sobrevivência, é ficar para traz na adopção dos meios da época. Isto é, se uma empresa não adopta e integra as inovações verificadas nas tecnologias da informação e comunicação está condenada ao fracasso e provavelmente ao desaparecimento. Uma empresa actual a funcionar como em 1900 não poderia sobreviver. Sem meios de comunicação adequados ao seu tempo ficaria isolada, os seus produtos seriam tão caros e de tão baixa qualidade que ninguém os compraria.

A parte mais interessante da evolução recente das comunicações é que estão de facto a generalizar-se. Isto é, a adopção é massiva. Falamos de internet, de intranet e de extranet e usamos estes termos como quem fala de sapatos, botas e sandálias. São termos banais. Há uma ou outra pessoa que ainda não os distingue, mas todos sabem que os primeiros servem para trocar informação e os segundos para calçar. A analogia que queremos fazer entre a internet e os sapatos é muito simples: se andar descalço, estraga os pés, ninguém lhe dá emprego, constipa-se, provavelmente adoece e pode morrer antes da data prevista. Se não usar os meios de comunicação, como a tecnologia internet, está fora do seu tempo e pode ter problemas de sobrevivência.

A ADOPÇÃO DA INTERNET É INEVITÁVEL

A internet assumiu-se como um meio excepcionalmente poderoso na troca de informação e de relacionamento entre as organizações e os seus clientes. Criar um site na internet e utilizá-lo para divulgar informação sobre os produtos, aceitar encomendas, receber e trocar correspondência por e-mail, é como tornar as paredes da empresa transparentes e alargar os seus limites até à casa dos clientes. A distância não tem qualquer relevo para a troca de informação neste contexto, a morada nº 20 do Pátio das Orquídeas, passa a ser o www.qualquercoisa.pt que não sabemos onde fica. Deixámos de ter um local de mercado, passámos a dispor de um espaço virtual de mercado imenso. Se a sua organização tem ambições quanto à sobrevivência no futuro, não olhe para traz. A internet é um meio do seu tempo, para sobreviver é obrigado a adopta-la, alimentá-la e mantê-la rápida e atractiva.

A intranet é uma aplicação da tecnologia internet à relação entre os empregados ou colaboradores no interior da organização. Contribui para melhorar a disponibilização de informação porque beneficia da tal transparência das paredes e da ausência de distância. Lembre-se que agora os limites da organização já não são as paredes de cimento nem a porta principal, são os que resultam da sua capacidade de relacionamento. O que separa a internet da intranet são as barreiras feitas por software e hardware, instaladas através de acesso condicionado por identificação de utilizador (user e password) e equipamento de protecção onde passam as comunicações (firewall). A intranet também é um meio do seu tempo, por isso deve adoptá-la se pretende sobreviver.

A extranet surge quando abrimos a intranet da empresa aos fornecedores e clientes para relacionamento e integração dos sistemas de informação da empresa como a gestão de stocks, a facturação e outros sistemas semelhantes. Esta operação de transparência aplicada aos sistemas de informação da empresa reduz o tempo de circulação da informação, aumenta a qualidade da informação, reduz a necessidade de intervenção humana, fazendo baixar por isso os custos e a possibilidade de erros. Trata-se de outra inovação que é indispensável adoptar. A sobrevivência aconselha-o.

NÃO BASTA ADOPTAR É ABSOLUTAMENTE INDISPENSÁVEL SABER USAR OS DESENVOLVIMENTOS DA CIÊNCIA E DA TECNOLOGIA DE COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES

Os teóricos do conhecimento recentes afirmam que o indivíduo é naturalmente transparente à informação porque os seus sentidos mantêm um contacto inevitável com os objectos e acontecimentos exteriores. Ao abrir os limites da organização e ao torná-la transparente, as tecnologias da comunicação potenciam essa característica das pessoas. A criação de conhecimento individual depende ainda da capacidade de absorção e agilidade mental dos indivíduos para relacionar as novas realidades com as experiências anteriores.

Uma vez que os indivíduos ficam mais qualificados individualmente, quando usam convenientemente os meios de comunicação, espera-se naturalmente igual efeito nas organizações onde estes indivíduos actuam. Com a actual facilidade de obter informação, podemos dizer que estamos numa época de ouro com potencialidades incríveis para as organizações que se antecipem no aproveitamento dos meios de comunicação. Mas, o ouro só será aproveitado pelas organizações capazes de o distinguir entre os resíduos. Não é suficiente possuir um bom par de sapatos para estar à frente e ganhar a corrida. É absolutamente indispensável saber usar os desenvolvimentos da ciência e da tecnologia nas organizações para conseguir obter e manter as vantagens competitivas. Só assim uma organização poderá sobressair no seu tempo.

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