O Valor E Os Custos Da Informação - in Revista do Instituto de Informática (nº 13/1994)
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- Categoria: IIMF – Instituto de Informática do Ministério das Finanças
- Atualizado em 17 novembro 2013
- Escrito por José Maria Pedro
O valor que a informação assume é variável de acordo com uma infinidade de factores, talvez seja até mais variável do que se pode supor à primeira vista. É variável com o negócio, com o ambiente, com os olhos de quem avalia, etc. Apesar da incerteza associada a esta tarefa, vale a pena vestir o papel do auditor e tentar.
Suponhamos que pretendemos transmitir a informação contida neste artigo a um certo número de destinatários. As características dos destinatários farão com que cada um avalie a informação transmitida segundo os seus próprios olhos. Supondo que se trata de um auditor de sistemas de informação ou de um vendedor de diamantes, teremos certamente dois valores completamente diferentes atribuídos à mesma informação.
A formação dos destinatários é substancialmente diferente, os conhecimentos do vendedor de diamantes estão fora do tema abordado, daí o baixo valor atribuído.
Há também a possibilidade de o vendedor de diamantes ser mais do que um simples vendedor e estar numa posição determinante na organização, de que faz parte. Pode ter encomendado um estudo ao auditor informático no sentido de aperfeiçoar o seu sistema de informação sobre a articulação de todas as empresas do grupo na tentativa de melhorar as condições de recolha, circulação e difusão da informação sobre os mercados.
A situação anterior da empresa pode ser de tal forma carente de fluidez na circulação que justifique uma grande preocupação no sentido de valorizar esta importante matéria prima.
Naturalmente que a origem de um conjunto de elementos indispensáveis à decisão do vendedor de diamantes para encaminhar o seu negócio no sentido de melhorar a habilidade e capacidade de negociar no seu meio deverá partir de alguém com capacidade técnica para o efeito. O valor da informação dependerá também da sua origem.
O objectivo da informação pode condicionar sobremaneira o valor, tratando-se de informação de planeamento, de controle, meramente administrativa ou mesmo de produção, a sua importância não será com toda a certeza a mesma. O objectivo do vendedor de diamantes, assumindo que se trata de um sector de concorrência agressiva, terá uma importância tal que justifique a atribuição de um valor elevado? A planificação estratégica da sua organização merecerá seguramente uma observação atenta do mercado e da sua própria empresa?.
Outro factor a ter em conta no valor da informação é a quantidade, ou seja, as doses em que é servida, há uma grande diferença entre um relatório e uma dúzia. A predisposição para analisar e o efeito de um único conjunto de directrizes de aperfeiçoamento do sistema de informação do vendedor de diamantes será substancialmente diferente de uma situação de redundância de instruções. A repetição e a quantidade farão desprestigiar a informação relevante, de tal forma que o resultado poderá ser uma grande confusão no cérebro do decisor.
Quantidades de informação excessivas desfocam as soluções dos problemas e conduzem frequentemente a uma redução da importância das sugestões. A quantidade necessária e suficiente é um conceito extremamente importante.
Sabemos da experiência, quanto a quantidade é inimiga da qualidade. Provavelmente o auditor terá em atenção esse aspecto ao propor soluções qualitativamente excelentes ao vendedor de diamantes. Este por sua vez só poderá valorizar a informação adquirida numa base de confiança inicial e objectivamente mais tarde com a verificação na prática dos efeitos da informação adquirida
Relativamente à oportunidade é também evidente a sua importância na determinação do valor da informação. De pouco servirá ao vendedor de diamantes saber que os stocks de uma das suas empresas estão esgotados depois de ter perdido a oportunidade de vender uma quantidade significativa de diamantes. A informação na hora certa tem mais valor porque a antecipação e planificação de acontecimentos é fundamental em qualquer negócio. O atraso de uma informação vital trará prejuízos que convém evitar. A valorização é substancialmente melhorada pela oportunidade da informação.
Demonstra-se também facilmente que o contexto da organização é relevante para o valor da informação. Se a empresa actua num ambiente de acontecimentos frequentes susceptíveis de influenciarem a sua actividade, é admissível que a empresa necessite de melhor e mais informação para sobreviver entre os seus concorrentes. Estrategicamente o seu posicionamento na corrida ao lucro depende da informação que dispõe sobre os seus fornecedores, os clientes e a própria situação da sua empresa quanto a elementos financeiros e outros relativos ao controle funcional da organização.
Certos ambientes frequentemente fustigados por tempestades de informação, designadamente de marketing são caracterizados por necessitarem de uma maior quantidade de informação para optar entre a infinidade de soluções propostas. Provavelmente os fornecedores do nosso vendedor de diamantes não terão um mercado tão activo, mas os clientes talvez possuam uma situação equivalente à de saturação de informação.
É também admissível que quando a organização do vendedor de diamantes actue em ambientes esclarecidos relativamente às características do material que se propõe vender o obrigará a ter mais cuidado sobre a aquisição das suas matérias primas. Podemos também ter situações de ambiente com incertezas de diversa ordem, de guerra, de acidentes sociais e meteorológicos que justifiquem a necessidade de recurso a meios mais exigentes em termos de informação.
O preço de qualquer produto é valorizado ainda com base na sua raridade. Trata-se de uma lei válida para os diamantes ou para qualquer bem produzido, a informação também não foge a esta regra. Qualquer que seja o ambiente, se um conjunto de informações for considerado necessário, a sua raridade será um factor capaz de incrementar o seu valor.
Uma vez que a informação é frequentemente balançada entre um bem de consumo ou de capital indispensável a qualquer organização, é natural admitir que a sua utilidade condicione o seu valor. A distinção entre capital e consumo afigura-se de extrema importância porque no primeiro caso o seu valor é muito mais elevado do que no segundo. O consumo diário de informação obtida através de um jornal é importante mas a informação sobre as técnicas de produzir e controlar a venda de diamantes pode entender-se como muito mais útil para o vendedor de diamantes.
Então, existindo uma infinidade de razões para valorizar a informação, existirão ainda razões para evitar o investimento em informação, quer no plano do aperfeiçoamento do próprio sistema de informação quer em informação como bem de capital ou de consumo?
Existem de facto outros factores que pesam na decisão de efectuar esse investimento. Os mais evidentes situam-se ao nível dos custos daí decorrentes.
As condicionantes directas dos custos da informação são mais evidentes. No entanto convém não esquecer que uma decisão mal fundamentada pode revelar-se muitos anos depois de ter ocorrido.
Os custos directos são sempre fáceis de identificar, o preço de uma rede, de um computador são avaliados pelo valor que existe sobre a factura. O Nosso vendedor de diamantes dirá que os custos do investimento realizado no sistema de informação foi o montante pago pela instalação de uma rede e do respectivo software para permitir planificar e controlar a venda em todas as empresas do grupo a partir da sua residência ou do seu escritório.
Mas os custos da informação vão muito além do valor pago pelo fornecimento de todo esse material. Vejamos então alguns em particular. Os mais fáceis de identificar são os de MATERIAL.
Os custos de comunicação por telefone, telex, Fax, Correio, circuitos de dados, correio electrónico, etc, entre os diferentes departamentos da organização ou entre as empresas do grupo referem-se à circulação da informação.
Os custos de processamento envolvem toda a capacidade necessária para tratar a informação. Estão incluídos meios como o computador, máquinas de calcular, software de cálculo, processamento de texto, e outros instrumentos utilizados para processar a informação, desde as máquinas mais sofisticadas às de simples registos de entrada de correspondência mesmo manual.
Os custos de armazenamento incluem os recursos afectos á memorização da informação independentemente do suporte utilizado. Podemos considerar neste grupo o papel e o espaço para o guardar, as disquetes, discos magnéticos, o microfilme, o disco óptico, etc.
O conjunto de custos menos visíveis refere-se ao pessoal. Nem sempre é fácil identificar as tarefas relativas à própria informação, sabemos que o pessoal da contabilidade se dedica ao processamento da informação contabilística, mas existem outros profissionais dedicados à informação em áreas como a produção e a decisão embora não seja a sua tarefa principal. De facto estão a usar informação sempre que decidem ou elaboram o produto.
Uma observação detalhada sobre cada uma destas fontes de custos poderá conduzir a uma efectiva optimização no sentido de identificar gastos supérfluos.
Em regra o aperfeiçoamento de um sistema de informação traz redução de custos de pessoal ou mesmo de material. No entanto é frequente ouvir dizer que a informática é um insaciável sorvedouro de recursos financeiros.
Esta situação decorre de várias razões, a principal é que os sistemas de informação existentes antes da automatização embora não reunissem condições mínimas de qualidade, ninguém estava preparado para comparar com outra situação.
Quando finalmente se passa a usar o sistema de informação com recurso a suporte tecnológico sustenta-se frequentemente que a informática se tornou num mal necessário porque a organização não pode sobreviver sem os novos meios de recolha, processamento e distribuição de informação.
Não é viável estabelecer uma comparação objectiva com a situação anterior porque isso já ocorreu muito antes e não se saberia quantificar minimamente as diferenças, mas uma coisa é inquestionavelmente verdade: Os factores condicionantes do valor da informação foram substancialmente melhorados e se os recursos forem capazes de os utilizar convenientemente é seguro que as vantagens serão superiores aos custos que foram efectivamente suportados.
Investir no suporte tecnológico de informação significa antes de mais ponderar as diferenças entre as vantagens obtidas e os custos necessários para as obter
Não defendemos a hipótese de que a decisão só deverá ocorrer quando se dispõe de toda a informação relevante sobre o problema. O que se afigura de referir é que a disponibilidade de informação melhora a decisão e pode colocar a empresa em posição estrategicamente melhor face às suas concorrentes.
Também deverá ser entendido que essa decisão deve ocorrer em determinado momento e que o facto de ser adiada pode condicionar drasticamente o seu interesse estratégico ao ponto de deixar de ser elemento decisivo no contexto competitivo da tal organização.
O custo de uma informação suplementar pode ser proibitivo e não compensar o tempo de espera. A ponderação do decisor deverá determinar qual o momento em que os riscos de decidir por falta de informação sobre o problema não afectarão nem inviabilizarão o curso normal da organização.
O que nunca poderá estar fora da mente do decisor em questões de investimento sobre sistemas de informação é que a avaliação objectiva de custos e vantagens associados à informação só poderá ser feita convenientemente por alguém preparado para o efeito, portanto conhecedor das matérias a abordar e das potencialidades dos recursos que sugere como suporte tecnológico para a sua organização.
